誰でもできる、仕事を円滑にするコミュニケーション5つのポイント

会社でのコミュニケーション

仕事において、上手なコミュニケーションを図るという事は必須スキルの一つです。

ですが、コミュニケーションを図るのが苦手…という方も少なくないのではないでしょうか。

また、会社全体としてもコミュニケーション力の向上を課題にしている企業も多くあります。

 

特に仕事におけるコミュニケーション力は、プライベートの場と少し異なる性質を持っているものですから、学生時代に身につけることが少し困難です。

 

このように、コミュニケーションは現代人を悩ませるスキルでありますが、ポイントをおさえてしまえば、苦手意識を取り払う事は難しい事ではありません。

そこで今回は、仕事を円滑にするコミュニケーションの図り方を、5つのポイントに分けてご紹介いたします。

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仕事ができる人に見る、すごいと思わせるコミュニケーション力のポイントとは?

あなたにとって、コミュニケーション力が高い人とはどのような方でしょうか?

誰とでもすぐに打ち解けて話す事ができる、いつでも自信に溢れた態度で人と接している、ちょっとした気遣いがうまいなど、様々な項目がありますよね。

人によってコミュニケーションに対する捉え方は異なりますので、一概に正しい答えというのを挙げる事は難しいかもしれません。

 

ですが特に仕事においては、「これを身に着けておくと仕事ができる人」と評価されやすいコミュニケーションのポイントがいくつか存在します。

その項目とは、大きく分けて次の5つの項目に分類分けされます。

1つ目は常に前向きな態度でいる事、2つ目はWIN-WINの関係を作れる事、3つ目は常に論点をぶらさずに話ができる事、4つ目は間を作りながら話ができる事、そして5つ目は相手に伝わるように話ができる事です。

 

これらのポイントを習得するだけでも、周囲の人たちよりも一歩先をゆく仕事上のコミュニケーション力を身につけることができます。

それでは、それぞれのコミュニケーションスキルを身につける為に、日頃からどのような事を意識すればよいのでしょうか。

それを説明していきます。

 

ポイント① あなたと話せて嬉しい!から始まるコミュニケーション

笑顔で話しかける、対応する事で爽やかな気持ちになれる

仕事に限らずですが、円滑なコミュニケーションを図るうえで明るい表情で接することがポイントになります。

話をしている最中にずっと暗い表情であったり、反応が薄かったりすると、あまり話したくないな、という印象を持たれてしまいやすいですよね。

あなた自身にも、話をしていて相手の反応が鈍く、興味がないのかな、面白くないのかなと不安になってしまった経験があるのでしょうか?

 

ですが、いつもニコニコとしていたり、話をする度にしっかりとうなずいてくれたりしてくれる人は、話している方も気持ちよく話すことができるものです。

ですから、緊張感漂う仕事場でも、話かける時や話を聞く時はできるだけ明るい表情で、できれば笑顔も交えつつコミュニケーションを図るとよいでしょう。

 

また、褒める事も非常に重要なポイントです。

コミュニケーション力の高さは、人の良いところを見つけることの上手さに比例します。

人の良いところを見つけ、そして褒めることができるからこそ、相手から「この人ともっと話したい」と思ってもらえるのです。

日頃から褒めるという事を意識していくとよいでしょう。

 

また、これらは「傾聴」と呼ばれるコミュニケーションスキルでもあります。

傾聴とは、相手の話をしっかりと聞いていますよ、という事を実際に行動や態度で示すことで相手に伝えるテクニックです。

例えば相手の話に頷いたり、相槌をうったり、時には相手が話したことをそのまま言い直す「オウム返し」というテクニックを用いることで、話を聞いている、理解しているという事を伝えているのです。

 

仕事に限らず、円滑なコミュニケーションを図ることができる人は、終わった後に「気持ちよく話ができる人だな」という印象を持ってもらいやすいものです。

だからこそ、傾聴を意識して相手の話を聞いているだけでも、コミュニケーション力を向上させる事ができるのです。

 

仕事における円滑なコミュニケーションの第一歩は挨拶から。

明るさを意識する際にもう一つ取り組みたいポイントが、挨拶をする事です。

挨拶はコミュニケーションの第一歩であり、話す内容が無くても相手に話しかけることができます。

また、仕事場は常に緊張感が張りつめているものです。

特に朝は、気持ちが沈んでいる人も多いですから、そうした中で明るく爽やかな挨拶をする事で周囲を元気づける事もできるでしょう。

それと同時に、あいつは一味違うなと印象付けることもできるかもしれません。

 

また、人によっては挨拶をしないと礼儀のなっていないヤツだと、それだけで低い評価をされてしまう場合もあります。

体育会系のノリだと思うかもしれませんが、最低限の挨拶は社会人としての基本です。

まず挨拶をするという事は、コミュニケーションを意識する事以上に、社会人としての礼儀であると肝に銘じておくとよいでしょう。

 

その他、朝の挨拶に限らず、声をかける時の「今、お時間よろしいでしょうか」という一言をかけられるかどうかでも、与える印象は変わるものです。

これは、仕事の上司や同僚、部下に限りません。

特に、部下に対して横柄な態度をとってしまう人がいますが、その様子を周りも見ているものです。

コミュニケーションの第一歩である挨拶は、しっかりと身に着けていきましょう。

 

ポイント② 相手のメリットを考えた会話こそ仕事における円滑な人間関係の第一歩

WIN-WINの関係で相手にとってもっと話したいという人になろう

多くの人は、人とコミュニケーションを図る際に、どうすれば自分にメリットがあるかという事を考えがちです。

どうすれば自分が楽できるか、どうすれば自分の評価を挙げられるか、どうすれば自分の責任を逃れることができるか。

また、自分はこうしてほしいという自分中心の考え方も多くいるものです。

ですが、そうした考えは衝突を生み、そしてコミュニケーション力の低下につながります。

 

特に仕事においては、会社としても損はしたくないと考えます。

だからこそ、双方にメリットを生む関係を構築するためには、高いコミュニケーション力が必要となります。

これは簡単な事ではありません。

また、商談はもちろんですが、社内の打ち合わせでもお互いのメリットは相反しやすいものです。

その中で、お互いにとってのメリットを打ち出しつつ納得できる解決案を出せる人は、高いコミュニケーション力を持っていると言えます。

 

そしてこの時に意識したい事が、自分の立場を相手に重ね合わせてみる事です。

自分を自分の立場と認識したまま、相手の事を考えてメリットを出そうと思ってもなかなか難しいものです。

ですから、自分も相手側の立場に立って自分を見てみると、実はもっと簡単な解決策があったり、もっと深く聞いてみたほうがいい事があったりします。

 

特に仕事の場合、相手も先方の社内での立場があります。

そして、できるだけ高い成績を残していきたいと考えているものです。

それを意識してみるだけでも、新しいアイディアは生まれてくるのではないでしょうか。

 

このように、WIN-WINの関係を意識して対話や提案を行う事で、高いコミュニケーション力は培われていきます。

 

与える人間になることを意識しましょう

有益な情報や知識を与えるという事も、相手にとっての大きなメリットにあたります。

経営資源として従来のヒト・モノ・カネに情報が加えられる程、情報は今のビジネスにおいて必要不可欠なものになっています。

特に最先端やリアルな情報を持っている事は大きな強みであると同時に、相手にとっての大きな魅力です。

ですから、情報や知識を与えるというだけでもコミュニケーションは成り立っていくものです。

 

また、返報性の原理というのがある通り、人は何かをもらった時にはお返しをしたくなるという心理が働きます。

ですから、与え続けることで結果的に自分にも返ってくるといういい循環を生むことができるという副次効果も生む場合があります。

こうした心理学を基にしたコミュニケーションのテクニックを、仕事場で使っている人は意外に多くおります。

 

仕事において情報を持っている事は、大きな武器になると同時に、自分にとっての自信にもなります。

知識を持っているからこそ、相手のどのような質問にも答えることができるし、自分の頭で考えることができます。

そして、そうした自信が初対面の相手とも物おじしない態度を生むと同時に、質問に対して明朗に答える事ができるようになる、つまり、コミュニケーション力を高める事につながるのです。

 

ポイント③ イシューが明確な人は仕事ができる人の証

仕事において会議が長くなる理由はイシューが明確ではないから

人とのコミュニケーションの中で大半を占めるのは会話です。

そして、仕事において高いコミュニケーション力を発揮する人の多くは、会話の筋をぶらす事無く素早く議論を展開することができ、そして必ず最後には結論を出すことができます。

逆にコミュニケーションが苦手な人は、どんどん話がぶれていって時間ばかりが過ぎ、気づいたら2~3時間経っていて、それでも結論が出ていないという事が起こります。

 

これは特に会議の場で頻繁に起きる事象です。

会社の会議で、時間ばかりが長いものの内容が薄く、フラストレーションがたまった経験があるのではないでしょうか。

 

では、これは何が原因なのでしょうか。

それは、イシュー、つまり論点が明確ではないからです。

 

プライベートの場では、論点を明確にして話をする機会というのは少ないものですが、仕事においては全てに明確な目的があり、その目的に基づいて話が展開されます。

ですが、時にはその論点が決まっていない為に「さて、どうしよう」から始まってしまう場合があります。

この為、話が様々な方向に向かってしまい、そして会議の参加者も論点だと思っている事がバラバラになる為に多種多様な意見が飛び交って収拾がつかなくなってしまうのです。

 

逆にイシューが明確な人は、何を解決すればよいか、その為に何を知ればよいか、そしてどう考えをまとめていけばよいかを理解しています。

ですから話が早いですし、話が終わった後に行うべきことが明確になるのです。

これは、話を聞く場合も同じです。

 

コミュニケーション力が高い人は、話しかけられた際も「この人は何を話そうとしているのだろう」という事を踏まえて話を聞き、話し手の論点が明確でない場合は、聞いている情報から論点を提示してあげることができます。

これには情報をまとめる力も必要になりますが、仕事をしながら論点を明確にすることを意識することで、身につけることができるスキルです。

 

イシューを意識して仕事を進めていくことは重要なポイントです。

是非、日頃から論点は何か、という事を意識してコミュニケーションを図ることを意識してみましょう。

 

イシューを明確にすれば論理的思考は必然と身につく

仕事において身に着けたいスキルの一つに、論理的思考があります。

一見、難しそうに見える論理的思考も、イシューを明確にすることで簡単に身につけることができます。

 

そもそも仕事場において物事を考える際には、必ず先にテーマや課題があります。

売り上げを上げるにはどうしたらいいか、生産性をあげるにはどうしたらいいか、スタッフのマネジメントはどのようにしたら効果的かなどです。

これらはイシューに当たるものですが、考えをまとめる際にこの論点がぶれていくことがよくあります。

 

例えば売上を上げたいというイシューがあったとしても、その為に原価を下げなければいけない、生産性を高めなければいけないなど、様々な解決策が出てきますが、それがイシューに取り替わってしまうのです。

元々は売り上げを上げるためにはどうしたらいいかという事を考えていたはずなのに、気づいたら原価を下げるにはどうしたらいいかという事に話が向いてしまうのです。

その結果、売り上げを上げるという当初のイシューは解決されたようなされていないような、曖昧な結果に終わってしまうのです。

 

これでは、コミュニケーション力が高いとは言えませんし、仕事においても適切な判断がとりにくくなってしまいます。

高い論理的思考力を持つことは、仕事において非常に重要なテーマであり、高いコミュニケーション力を身につける上で必須のスキルになります。

こちらも、是非日頃から意識して身につけていくようにしましょう。

 

ポイント④ 沈黙上手はコミュニケーション上手

沈黙を制する者はコミュニケーションを制する

あなたは、会話をしていて間がもたずに困ってしまった経験がありませんか?

特にコミュニケーションが苦手だという人の中には、この沈黙の時間が苦手だという人が非常に多くいらっしゃいます。

ですが、高いコミュニケーション力を発揮する人は、この沈黙を上手に活用します。

 

コミュニケーションとはキャッチボールです

こちらが投げたボールを、相手がしっかりキャッチできなければ成り立ちません。

ですが、矢継ぎ早にボールが投げられてしまっては相手も受け取ることが大変ですし、受け取り切れないボールも出てくるでしょう。

これは、セールスが押しかけてきて、一方的に話をされたという経験がある人もいるかもしれませんが、その感覚に似ています。

だからこそ、沈黙という間を使って相手が受け取る時間を確保しているのです。

コミュニケーション力が高い人は、仕事においても沈黙を恐れることなく活用することができます。

 

事前に沈黙の間を埋められるように準備しておきましょう

沈黙が大事とはお伝えしましたが、実際にコミュニケーションを図る中で、何を話せばよいか分からないという事はある事ですよね。

そうした場合には、予め質問されるであろう内容を想定しておき、または場が詰まった時に話す内容を決めておく事で、できるだけ沈黙を減らせるようにしましょう。

 

また、相手の問いかけに対する返答が分からない時は、答える為に何を分かっていないか理解できていない場合もよくあることです。

その場合でも、素直に現状を伝えて相手に助けを求めてしまいましょう。

コミュニケーション力が高い人は、どんどん質問していきます。

そして情報を仕入れて、そして返事を出していくのです。

 

適度に沈黙を作りつつ、困った場合には質問をしてしまう、という事に取り組んでみましょう。

 

ポイント⑤ 「伝えたい」事が「伝わる」人が実践する目線の合わせ方

教え上手に見る、コミュニケーション上手の伝え方

人に教える事が上手い人がいます。

逆に、教えていても全く理解してもらえないという人もいます。

 

この二者は何が違うのでしょうか?

それは、相手に合わせた話し方ができているかどうかの違いです。

教えることが上手い人は、自分が伝えている事が相手に伝わっているかをよく観察しながら話を進めています。

そして、相手の状況や理解度に合わせて言い回しを変えることで、分かりやすく伝えているのです。

 

これに対して教えることがあまり上手でない人は、自分が伝えたい言葉で相手の理解度を気にせずに話をしてしまうので、結局相手にも伝わらないのです。

 

これと同じことが、コミュニケーションの場でも頻繁に起こります。

会話が上手な人は、必ず相手の理解度や知識レベルを観察しながら相手に合わせた言葉で伝えていきます。

だから、伝わるのです。

ですから、時には小学生に伝えるように話をする時もありますし、難しい言い回しの際には、意図的にゆっくり話すことで、相手の理解力でもついてくることができるように話す場合もあります。

また、その為には自分自身が豊富な知識を持っている事と、同じ言葉を複数の言い回しに変換できる語彙力が必要になります。

 

これは大変かもしれませんが、コミュニケーション力とは一朝一夕で身につくものではありませんし、上手な人はそれなりに努力を重ねています。

ですが、日頃から少しだけ意識をするだけでも、一か月、半年経った時に大きな違いが出てくることでしょう。

 

仕事を円滑にするコミュニケーションのポイント まとめ

以上が、コミュニケーションをとるうえで重要となるポイントです。

当たり前の事から少し高度な事まで伝えてまいりましたが、大切なポイントはコミュニケーションを楽しむという事です。

できない自分を隠すことなくオープンに見せていくことで、段々とコミュニケーションを図ることが楽しくなっていきます。

 

コミュニケーションが楽しくなっていくと、仕事場の同僚達との接点も増えますし、上司に自分の事を理解してもらいやすくなります。

その結果、チームワークが生まれたり思いもよらぬ場所で新たな能力が発揮されたりすることもあります。

 

仕事に必要なコミュニケーションは、経験を重ねれば重ねるほど磨かれるものですから、まずは恐れずに一歩を踏み出すことを意識していきましょう。

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