仕事の効率が120%アップする!仕事の段取り力を上げる3つのコツ

段取り力を上げる3つのコツ

仕事の優秀さとは何でしょうか?

 

そのヒントになるのが、段取りよく仕事を進めるスキルを持っているかいないかです。

段取りとは、効率よく、そしてミスなく仕事を進めるための能力を指します。

 

段取り上手な人は周囲から信頼されますし、また優秀な人材が集まってくるようになります。

特に、役職があがるにつれてその重要性は増していきますから、若い時から優秀な段取りとは何かを学ぶ事が重要です。

そこで今回は、段取り上手と言われるためのコツを、ご紹介します。

 

どうして今、段取り力が求められているのか、仕事に与える影響とは?

そもそも、何故段取り力が求められるのでしょうか?

その理由の一つにITの発達があります。

 

ITの進化によって圧倒的に作業効率が高まっている現代、将来的には人工知能が人に変わって仕事をするようになるとも言われています。

また、2045年には人工知能が人間の脳をこえるのではないかという予測もあるほど、ITの進歩は留まるところがありません。

そして、ますますITが進化することで人間の仕事場が失われる可能性があるとも言われています。

 

ですが、誰も認めるような圧倒的に優秀な人材であれば、仕事が失われることは無いでしょう。

何故なら、ITができるのは過去のデータから質の高い判断を行う材料を提供すること、もしくは、ミスなく業務を遂行する事だからです。

それに対し、判断を下したり指揮を執ったりしていくことは人にしかできませんし、そのためには優秀な人材になる必要があります。

それでは優秀な人材とはどのような人材でしょうか。

さまざまな要素が考えられますが、優秀な人材が漏れなく持っているスキルといえば、仕事の段取り力でしょう。

 

周りの優秀だと言われる人で、段取りが悪い人は存在するでしょうか、いや、きっといませんよね。

段取りよく仕事ができる人は、仕事を進めるスピードが速いですし、そこから自分の時間を作って新たな企画やイノベーティブな発想を生み出す時間を作ることができます。

 

人工知能は過去データを基に外れない予測を立てる事は得意としますが、独創的な発想や0から1を生み出すことは得意としていません。

また、リアルタイムな時代の流れを読み解く事も、やはり人が行うべき取り組みです。

そして、そうした時間を生み出すためにも、仕事の段取り力を身につけることは重要な事なのです。

それでは、実際に段取り上手と言われるためのコツは何があるのか、5つの観点から紹介してまいります。

 

仕事を始める前に全体像を把握し、作業を行う順番を決めることが仕事の成果を飛躍的に高めるコツ

段取り力を上げるための一つ目のコツは、仕事をしない日をつくるという事です

どういうことだ、と思われるかもしれませんね。

営業を例にとってみましょう。

 

営業で成果を上げるためには、取引先の元を訪問したり新たな取引先を開拓したりしていく必要があります。

ですが、やみくもに取引先を回っても成果は出にくいものです。

また、仮に成果を上げたとしても翌月も翌々月も成果を挙げる事ができるかというと難しいでしょう。

なぜなら、何も考えずに飛び回った結果、たまたま成果が出たという可能性がありますので、再現性に乏しいからです。

 

ですが、優秀な営業マンは月に一度は営業を止めてでも、自分が持っているリスト洗い出しやこれから訪問する先の目星をつけています。

そうして、どのような順番に営業をかけていけば成果がでやすいのか、またどのようなエリアであれば、見込み客が多いと予想されるのかを考えています。

仕事において、足を動かさない日を作るということは勇気がいるかもしれません。

ですが、その一日があれば営業ルートの見直しや戦略の最適化を行うことができ、より受注率を高めていくことができるのです。

22日ある内の1日を考える時間にあてましょう。

これこそが、営業における段取り力の向上です。

 

また、オフィスワークなどでもいきなり作業に入るのではなく、朝の30分間は作業を止めてでも業務の全体像を把握し、作業を行う順番を決めることで段取りよく作業を進めていくことができます

段取り8割実行2割とも言われますが、それこそが段取り力を極めていくためのコツなのです。

 

優先順位を踏まえた最適なゴールの設定が、仕事で評価される段取り力のコツ

次に段取りで意識をしたいのは、優先順位です。

段取りがいい仕事というのは、同じ作業を二度行うといった重複する作業が無く、他の作業の完成を待たないと仕事が進まないという状況も生まれない進め方の事を指します

ですから、どの作業から手を付ければ効率よく業務を進めることができるのかを考え、優先順位をつけて仕事を進めることが重要なのです。

 

また、優先順位を明確にするという事はゴールを明確にするということでもあります。

ゴールが分かっているからこそ、そこに至るまでの道のりが明確になりますし、道のりが明確になれば、優先順位ははっきりします。

 

例えば納期が迫っていて自分が作業した後に他の人の作業が必要な業務があるのに、先に納期の優先順位が低い作業をする人はいないでしょう。

また、複数の仕事がある時にそれぞれを同時並行でちょっとずつ進めていくと、効率は当然落ちますよね。

これは極端な例ですが、気づかぬうちに同じことを行っている人は、意外と少なくありません。

 

だからこそ、目指すべきゴールは何かを考え、そして適切な優先順位をつけて業務に取り組めるように知識を身に着けていきましょう。

また、困った時には上司に相談しても良いでしょう。

自分では判断が付かない事も、一つ上のステージで物事を見ている人であれば適切に判断ができるはずです

そうしたアドバイスを通じて、自分自身も優先順位の付け方を身に着けていきましょう。

 

常日頃から一歩先を読んだ取り組みを心がけることが段取り力を鍛えるコツ

段取り力を上げるための最後のコツは、常日頃から一歩先を読んで行動する癖を身につけるという事です

段取りよく仕事を進める、という事を考えた時には大きく二つの事が考えられます。

それは、自分で完結する仕事の段取りと、周囲の人も関係する仕事の段取りです。

特に仕事においては後者の場合がほとんどでしょう。

そして、周囲の事も考えて段取りをつけていくためには一歩先の段取り力が求められるのです。

 

自分の取り組みだけで完結する仕事であれば、自分の意識次第ですぐに終わらせることができます。

ですが、他の人が絡む仕事では自分が想定しているほどスムーズには作業が進まないものです。

あなたも、想定通りに仕事が進まなくてフラストレーションがたまったという経験がありませんか?

 

もちろん他の人も自分の作業がありますから、求められた事に対してすぐに取り掛かる事ができないという事も多いでしょう。

また、仕事に対する熱量は人によって異なりますから、どうしても作業スピードには個人差が生まれてしまいます。

ですから、大切な事はそれらを初めから考慮した上で、段取りを決めるという事です

 

一歩先を読む力は、常に考え続け、そして実際にどのような事が起きたかを確かめながら、トライアンドエラーを繰り返していくことで、身につけることができます。

初めから優秀な人はいませんから、経験を積みながら段取りよく仕事する術を身に着けていきましょう。

 

整理整頓を心がけることですぐに対応できるように段取りをつける

4つ目のコツとして、段取りのいい仕事をするために日頃から準備しておくことをご紹介します。

それは整理整頓です。

 

もし、あなたが職場でPCを使っているのであれば思い出してみて下さい。

もしくはデスクがあればその周囲でも構いません。

それらは整理されていますか?それとも乱雑に散らばっていますか?

 

仕事を素早くこなすためには、必要な時に必要な情報をすぐに取り出せる環境が必要です。

ですが、以前作成したデータや書類がどこにあるか分からない、見つけ出すのに時間がかかってしまうという状況は、お世辞に仕事ができる人とは言えませんよね。

 

また、結果的にデータが見つからず、同じものを作り直さなければいけないとなったら二度手間にもなります。

それは、自分としても精神的に辛いでしょう。

 

整理整頓されたデスクやPCフォルダーはそれだけでも気持ちがいいものですし、気持ちもすっきりして仕事がはかどります。

その意味でも、自分の身の回りが整理されていないようであれば、まずはそれを整理整頓することから始めてみてはいかがでしょうか?

 

常に周囲の情報を仕入れておくことで、いざという時に依頼できる人を理解しておく

最後のコツとして紹介するのは、情報の重要性です。

先にもお伝えしたように、ほとんどの仕事は自分以外の誰かも関係しながら進めることになります。

また、自分が行った作業を基に他の人へ仕事を依頼することもあります。

それを踏まえて、日頃から周囲のスケジュールを把握しておくと良いでしょう。

 

あなたが営業マンであれば、営業事務の人は稼働に余裕があるのか、またはディレクターであれば、デザイナーやプログラマーは納期ぎりぎりの仕事を抱えていないかどうか。

それらを把握しておけば、とっさに仕事を依頼したい時にすぐにお願いできるかどうかの判断ができますし、もし依頼が難しいのであれば他の人に依頼するという次の選択肢を検討できますから、判断スピードを上げることができます。

ですが、スケジュールを把握していないとまずは確認することから始める必要がありますし、場合によってはなかなか依頼できない、もしくは質は落ちても自分で取り組まなければいけないという場合も想定されます。

 

それらを回避するためにも、日頃からアンテナを張り、情報を仕入れておくことが重要です

 

まとめ

段取りよく仕事を進めることができるようになると、職場での評価は必ずあがっていきます。

また、同僚や部下から信頼と尊敬のまなざしを集めることもあるでしょう。

そうなるとさらに仕事のやりがいが出るでしょうし、優秀さを磨いていけばITの波に負けることもないでしょう。

 

ここで紹介したコツを実践して、ぜひ段取り力を磨いてくださいね。

 

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